Tagesordnungspunkt

TOP Ö 4: Elektronische Ratsarbeit - Ausstattung der Ratsmitglieder und Ortsvorsteher mit Endgeräten

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Sitzung:20.08.2014   RAT/05/2014 
Beschluss:ungeändert beschlossen
Vorlage:  V 2014/165 
DokumenttypBezeichnungAktionen
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Beschluss:


Der Rat der Stadt Borken beschließt, jedem Ratsmitglied und jedem Ortsvorsteher einen Zuschuss für die Beschaffung eines Endgerätes für die elektronische Ratsarbeit in Höhe von 500 EUR zu zahlen. Der Zuschuss soll kurzfristig ausgezahlt werden.


Sobald die elektronische Ausstattung erfolgt ist, voraussichtlich ab dem 01.10.2014, soll wieder ausschließlich auf elektronischem Wege (E-Mail) zu Sitzungen eingeladen werden.




Bürgermeister Lührmann erläutert die Vorlage zur elektronischen Ratsarbeit. Mit der Anschaffung von Notebooks für die Ratsmitglieder und Ortsvorsteher vor 10 Jahren habe die Stadt Borken in gewisser Weise Pionierarbeit geleistet. Angesichts der steigenden Papierflut sei diese Arbeit fortzuführen. Wie bereits im Haushaltsplan vorgesehen, seien zu Beginn der Wahlperiode neue Endgeräte für die elektronische Ratsarbeit anzuschaffen. Über die beiden in der Vorlage detaillierten Beschaffungsvarianten sei zu beschließen. Die Verwaltung präferiere die Zuschusslösung gegenüber der Anschaffung städtischer Tablets (iPads).


Stv. Richter erklärt, aus der Vorlage gehe klar hervor, dass die elektronische Ratsarbeit zur Entlastung der Verwaltung und Senkung der Arbeits- und Sachkosten fortzuführen sei. Es sei unerlässlich, sich moderner Techniken zu bedienen. Seinerzeit habe man auf die Neuanschaffung von Laptops verzichtet und damit 60.000 € eingespart. Da mit der Zuschusslösung eine eigenverantwortliche Nutzung verbunden sei, werde die Koordination erleichtert. Für richtig halte er es, dass jedes Ratsmitglied mit Unterstützung der Verwaltung seine eigene Lösung finden könne.


Weiter äußert Stv. Richter, die Presseberichterstattung zu diesem Thema dürfe nicht unkommentiert bleiben. Bei einem Zuschuss in Höhe von 500 € für 6 Jahre Ratsarbeit bedeute dies eine Summe von 83,33 € pro Jahr, die noch zu versteuern sei. Gehe man von einer Lebensdauer für ein Gerät von 2 bis 4 Jahren aus, halte er den Betrag für angemessen. Dies zu kritisieren unterliege der Pressefreiheit und sei legitim. Bedauerlich sei, wenn im zugehörigen Kommentar in der Borkener Zeitung der Eindruck erweckt werde, es handele sich um eine Art von Selbstbedienung, und im Vergleich ein erstmalig geplanter Ehrenamtstag, der 25.000 € koste, abgewertet werde. Dies werde dem Engagement der ehrenamtlich Tätigen nicht gerecht. Die CDU-Fraktion stimme dem Beschlussvorschlag zu.


Stv. Gliem erklärt sich ebenfalls für die Fraktion Bündnis'90/Die Grünen einverstanden. Sie sei das erste Ratsmitglied in Borken gewesen, das mit einem Tablet gearbeitet habe, was die Gremienarbeit sehr erleichtere. Während Aktenordner im Schrank aufbewahrt würden, seien Informationen mit einem Tablet schneller zu finden und zu jeder Zeit und an jedem Ort einzusehen. Eine Nutzung gleichzeitig für den politischen und privaten Gebrauch halte sie für sinnvoll.


Stv. K. Kindermann meint, die SPD-Fraktion sehe das differenzierter. Bei Recherchen sei die elektronische Nutzung von Vorteil. Bei umfangreichen Vorlagen, die es in der vergangenen Wahlperiode gegeben habe, sei es schwierig, ohne Papierausdruck auszukommen und mehrere 100 Seiten am Bildschirm zu lesen.


Als weiteres Kriterium nennt Stv. K. Kindermann die Datensicherheit, die städtischerseits zu gewährleisten sei. Keine gute Lösung sei es, wenn jedes Ratsmitglied für die Datensicherheit selber sorgen solle. Aus diesem Grunde ziehe er die Anschaffung städtischer Tablets vor und die Stadt sei für die Datensicherheit verantwortlich. Die SPD lehne die Zuschusslösung ab. Vorab solle der Bedarf bei jedem Ratsmitglied ermittelt werden.


Auch Stv. Biela spricht sich, wenn eine Anschaffung von Tablets erfolgen solle, aus Datensicherheitsgründen für eine einheitliche Geräteausstattung durch die Verwaltung aus. Wenn nach drei Jahren das Gerät defekt sei, würden weitere Ausgaben entstehen. Bei einer städtischen Anschaffung würde eine Reparatur erfolgen bzw. Ersatz zur Verfügung gestellt.


Bürgermeister Lührmann betont, dass der Verwaltungsaufwand bei städtischen Tablets deutlich höher liege.


Stv. Gliem erläutert, dass die Daten bei Tabletnutzung weitaus sicherer seien als bei Aufbewahrung der Sitzungsvorlagen im Aktenordner. Ihr iPad sei mit Kennwortschutz ausgestattet. Zusätzlich sei für den Zugang zur Mandatos-App ein Kennwort einzugeben.


Herr Lask ergänzt zur Datensicherheit bei der Tabletnutzung, dass neben dem üblichen Kennwortschutz die Dateien verschlüsselt seien und kein anderer Nutzer die Daten der Mandatos-App lesen könne.


Stv. Ebbing erinnert daran, dass man sich seinerzeit gegen die Neuanschaffung von Laptops entschieden habe. Dem Zuschuss von 500 € für sechs Jahre Ratsarbeit seien zum Vergleich die Papier- und Verwaltungskosten gegenüberzustellen. Stv. Ebbing fragt, wie mit Ratsmitgliedern verfahren werde, wie denjenigen der SPD, die gegen die Zuschusslösung seien. Sie selbst werde auf die Unterstützung der Fachleute in der Verwaltung zurückgreifen, um sich mit der Technik vertraut zu machen.


Bürgermeister Lührmann erklärt, jeder sei selbst verantwortlich, könne sich jedoch bei Fragen an die Verwaltung wenden.


Herr Decker informiert, es würden bestimmte Angebote vorliegen und Empfehlungen gegeben. Dabei seien grundsätzlich die Apple-Varianten oder die Tablets mit Android-Technik zu unterscheiden.


Bürgermeister Lührmann sagt zu, die bereits ausgearbeiteten Geräte-Empfehlungen der Niederschrift beizufügen.


Stv. Niemeyer meint, es gebe verschiedene Nutzertypen. Die einen würden ausschließlich elektronische Daten bevorzugen, andere lieber mit Papierausdruck arbeiten und wieder andere würden Mischformen nutzen. Er fragt, in welcher Form die Öffentlichkeit in Zukunft informiert werde.


Bürgermeister Lührmann erklärt, dass in minimaler Auflage Papierausdrucke in den Sitzungen bereitgestellt würden. Ansonsten seien jedem Bürger im Internet alle öffentlichen Sitzungsdaten zugänglich.


Auch Stv. Niemeyer spricht sich für die Ausstattung mit städtischen Tablets aus, da der Zuschuss nicht den tatsächlichen Aufwand in der laufenden Wahlperiode decke. Ein Gerät sei nicht sechs Jahre nutzbar, da bei einem Defekt oder Systemwechsel ein neues Gerät anzuschaffen sei. Er arbeite zu Hause mit einem PC und drucke die Vorlagen aus. Er ziehe die Ausschreibung eines Gerätes durch die Verwaltung vor.


Bürgermeister Lührmann erläutert, dass zurzeit auf elektronischem Wege zur Sitzung eingeladen werde, die Sitzungsvorlagen mit elektronischem Zugang einzusehen seien und zusätzlich per Post versandt würden. Ab dem 01.10.2014 wolle man zur ausschließlich elektronischen Form zurückkehren.


Erste Beigeordnete Schulze Hessing spricht sich für die Zuschusslösung aus, da die Geräte nicht nur ehrenamtlich für die politische Arbeit, sondern auch privat nutzbar seien. Außerdem sei eine freie Geräteauswahl gegeben. Der städtische Zuschuss sei für die politische Arbeit bestimmt, in der Regel aber nicht kostendeckend.


Stv. E. Kindermann teilt mit, dass sie beruflich gut ausgestattet sei. Ihr gefalle die Möglichkeit der Privatnutzung nicht. Es gehe um ehrenamtliche Tätigkeit für die Stadt Borken. Kein Arbeitgeber dulde die Privatnutzung von firmeneigener elektronischer Ausstattung. Ebenso wenig halte sie die Abwälzung der Nutzung von Endgeräten auf die Ratskollegen für richtig. Je papierloser man arbeiten möchte, desto mehr Papier falle an, um die Informationen verfügbar zu haben. Sie bevorzuge bei wichtigen Dokumenten die Papierform, da es immer wieder vorkomme, dass Unterlagen verschwinden würden. Auch wenn es ein kleiner zu versteuernder Zuschuss sei, könne sich aufgrund der Progression eine Einkommenseinbuße ergeben.


Stv. E. Kindermann fragt, ob Sachkundige Bürger ihre Informationen in Papierform erhalten würden. Auch sei Stadtverordneten, die sich kein Endgerät anschaffen würden, der Papierausdruck zur Verfügung zu stellen. Andernfalls sollten auch diese einen Zuschuss erhalten.


Bürgermeister Lührmann verweist auf die Hauptsatzung.


Stv. Biela findet es nicht in Ordnung, bei der Gremienarbeit zur Nutzung eines elektronischen Endgeräts gezwungen zu sein.


Bürgermeister Lührmann berichtet aus seinem beruflichen Alltag. Täglich würden mehrere hundert E-Mails an einen umfangreichen Empfängerkreis versandt. Dies sei in Papierform nicht mehr zu leisten.


Stv. Biela meint, dass die Sitzungsunterlagen in Papierform kostengünstiger seien als der Zuschuss in Höhe von 500 € für sechs Jahre.


Stv. K. Kindermann fragt, in welcher Form andere Behörden die Sitzungsunterlagen zur Verfügung stellen würden.


Bürgermeister Lührmann bestätigt, dass die Einladung zur Bürgermeisterkonferenz mit allen Sitzungsunterlagen durch den Kreis Borken per E-Mail erfolge.


Stv. Ebbing erklärt, die Situation lasse sich nicht ändern. Sie bedanke sich bei der Stadt Borken für diesen Zuschuss. Außerdem gebe es eine Aufwandsentschädigung für die politische Arbeit.


Stv. Dirks meint, eine Diskussion sei überflüssig, da die Hauptsatzung diese elektronische Form der Ratsarbeit festlege. Man könne es bedauern, aber die technische Entwicklung lasse sich nicht aufhalten. Für die Datensicherheit gebe es Fachleute.


Stv. Richter hält die Sicherheit der Daten auf elektronischem Wege für deutlich höher als in Papierform. Er befragt Stv. Kaiser als Experte nach seiner Meinung zur Datensicherheit.


Stv. Biela erklärt, Papierdaten würden vernichtet.


Stv. Richter weist darauf hin, dass die elektronische Ratsarbeit seit Langem in der städtischen Satzung verankert sei. Damit jedes Ratsmitglied auf elektronischem Wege erreichbar sei, gebe es einen zu versteuernden Zuschuss von 500 €.


Stv. Böhr ergänzt, es handele sich um einen Zuschuss und die Verwendung unterliege keiner Kontrolle. Es stehe jedem Ratsmitglied frei, diesen Zuschuss in Druckkosten für die Sitzungsvorlagen zu investieren.


Stv. Fritz-Hummelt will weiterhin mit ihrem Laptop arbeiten.


Stv. Kaiser erklärt, über Datensicherheit gebe es viel zu sagen. Passwörter seien nicht sicher, sondern in kürzester Zeit auszukundschaften.


Stv. Richter meint, ein Wohnungseinbruch sei leichter durchzuführen, als ein Passwort ausfindig zu machen.


Bürgermeister Lührmannn lässt über den Beschlussvorschlag zur Zuschussregelung abstimmen.




Abstimmungsergebnis:


Annahme bei:


27 Ja-Stimmen

8 Nein-Stimmen